Privacybeleid

1. Wie wij zijn

OpenIris B.V. is statutair gevestigd te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42052808 (RSIN 869490461, btw-nummer NL869490461B01). Ons vestigingsadres volgens het Handelsregister is Gillis van Ledenberchstraat 77-3, 1052 VB Amsterdam; ons kantoor is Science Park 608, 1098 XH Amsterdam.

Vragen over privacy kunt u stellen via privacy@openiris.nl.

2. Twee rollen: deze website en de dienst Iris

Voor deze website (openiris.nl) is OpenIris B.V. de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de dienst Iris ligt dat anders. Iris wordt ingezet door een gemeente of andere organisatie; die organisatie bepaalt waarvoor de gesprekken worden gevoerd en is de verwerkingsverantwoordelijke. OpenIris B.V. is verwerker en handelt uitsluitend op basis van een verwerkersovereenkomst met die organisatie. Belt u met Iris, dan is de organisatie die u belt uw eerste aanspreekpunt voor privacyvragen; wij helpen u uiteraard ook op weg.

3. Deze website

openiris.nl plaatst geen cookies en laadt geen scripts, lettertypen of media van derden. Voor bezoekersstatistieken gebruiken wij Umami, dat wij zelf hosten op onze eigen servers in de Europese Unie. Umami werkt zonder cookies en zonder persoonsgegevens: het IP-adres wordt niet opgeslagen en er wordt geen profiel van u opgebouwd. Wij zien hoeveel bezoekers een pagina heeft, via welke website of zoekmachine zij binnenkomen, in welk land zij zich bevinden en op welke knoppen wordt geklikt. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Onze webserver houdt technische logbestanden bij (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype) om de site te beveiligen en storingen te onderzoeken. Deze logs worden maximaal 90 dagen bewaard. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Stuurt u ons een e-mail, dan verwerken wij uw naam, e-mailadres en de inhoud van uw bericht om uw vraag te beantwoorden en, als u een organisatie vertegenwoordigt, om het zakelijke contact te onderhouden. Grondslag: gerechtvaardigd belang, of de voorbereiding van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Wij bewaren deze correspondentie zolang dat voor het contact nodig is.

4. De dienst Iris: welke gegevens worden verwerkt

Wanneer u belt of chat met Iris, verwerken wij namens de organisatie die Iris inzet:

• Uw stem tijdens het gesprek, voor spraakherkenning en om Iris te laten antwoorden.
• De tekst van het gesprek. Direct na de transcriptie worden persoonsgegevens zoals namen, telefoonnummers, e-mailadressen, burgerservicenummers en rekeningnummers vervangen door neutrale aanduidingen, vóórdat de tekst wordt opgeslagen of naar een taalmodel gaat.
• Uw telefoonnummer, om het gesprek tot stand te brengen, u door te verbinden en op uw verzoek een sms met een samenvatting te sturen.
• Technische gegevens: sessienummer, gesproken taal, gespreksduur en tijdstip.

Iris vraagt niet om uw burgerservicenummer, bankgegevens of identiteitsdocumenten. Noemt u zulke gegevens toch, dan worden ze bij de transcriptie gefilterd.

Gespreksaudio wordt verwerkt om het gesprek te voeren. Opnamen kunnen tijdelijk worden bewaard voor kwaliteitscontrole en het oplossen van storingen; de bewaartermijn daarvoor is vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met de organisatie die Iris inzet.

Gesprekken worden nooit gebruikt om taal- of spraakmodellen te trainen.

5. Grondslag

• Gesprekken met Iris: de uitvoering van de publieke taak van de organisatie die Iris inzet (artikel 6 lid 1 onder e AVG).
• Geanonimiseerde samenvattingen en rapportages voor die organisatie: gerechtvaardigd belang van de organisatie bij het verbeteren van haar dienstverlening (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
• Contact via deze website: zie paragraaf 3.

6. Leveranciers en verwerking binnen de EU

Voor Iris maken wij gebruik van leveranciers voor telefonie en sms, spraakherkenning, taalmodellen, spraaksynthese en hosting. De verwerking vindt plaats op servers in de Europese Unie. Waar een leverancier buiten de Europese Economische Ruimte is gevestigd, zijn passende waarborgen getroffen (standaardcontractbepalingen) en kan de organisatie kiezen voor uitsluitend Europese verwerking.

Geen van onze leveranciers gebruikt gespreksgegevens om modellen te trainen. De actuele lijst van sub-verwerkers maakt deel uit van de verwerkersovereenkomst en is op te vragen via privacy@openiris.nl.

7. Bewaartermijnen

• Gepseudonimiseerde gesprekstekst en samenvattingen: 12 maanden, tenzij de organisatie die Iris inzet een kortere termijn afspreekt; daarna automatische verwijdering.
• Gespreksaudio: zie paragraaf 4.
• Technische logbestanden van deze website: maximaal 90 dagen.
• Back-ups: 30 dagen doorlopend.
• E-mailcorrespondentie: zolang dat voor het contact nodig is.

8. Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS 1.2 of hoger, HTTPS en WSS).
• Gegevens van verschillende organisaties zijn strikt van elkaar gescheiden.
• Persoonsgegevens worden gepseudonimiseerd vóór opslag; opslag op versleutelde schijven.
• Toegang tot het dashboard uitsluitend met passkey of tweefactorauthenticatie; toegang tot gegevens op basis van noodzaak.
• Dagelijkse back-ups met een bewaartermijn van 30 dagen.

9. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en bezwaar. Voor gesprekken met Iris kunt u uw verzoek indienen bij de organisatie die u heeft gebeld, of via privacy@openiris.nl; wij zorgen dan dat het bij de juiste organisatie terechtkomt. Voor gegevens die wij zelf als verwerkingsverantwoordelijke verwerken (paragraaf 3) handelen wij uw verzoek zelf af.

U ontvangt binnen vijf werkdagen een bevestiging en binnen de wettelijke termijn van één maand een inhoudelijke reactie.

10. Klachten

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons weten via privacy@openiris.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de organisatie die Iris inzet of bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl, telefoon 088 - 1805 250).

11. Wijzigingen

Wij passen dit beleid aan wanneer onze dienstverlening of de wet daar aanleiding toe geeft. De datum en het versienummer bovenaan geven de laatste inhoudelijke wijziging aan. De actuele versie staat altijd op openiris.nl.